Seiring semakin tingginya kebutuhan digitalisasi dalam dunia event dan kantor, buku tamu manual pun dianggap kurang efisien, rentan kesalahan, dan tidak ramah lingkungan. Aplikasi buku tamu digital menjadi solusi modern untuk mencatat kedatangan tamu dengan cepat, akurat, dan profesional
Beberapa keuntungan utama penggunaan aplikasi ini adalah:
- Pengisian tanpa kertas atau pena, mengurangi antrean dan human error,
- Data tersimpan secara digital yang bisa diekspor (Excel/PDF),
- Pemantauan real-time melalui dashboard,
- Integrasi QR Code dan fitur welcome display untuk kesan profesional,
- Integrasi ke WhatsApp Blast atau pengingat undangan, mempermudah komunikasi tamu
Contoh Aplikasi Buku Tamu Digital Populer di Indonesia
1. Tamukita (oleh Semakode)
Diperbarui Juli 2025, aplikasi ini menawarkan berbagai fitur seperti absensi digital, dashboard dengan grafik kunjungan harian, mingguan, bulanan; penyimpanan data tamu (nama, instansi, keperluan, dsb.) lengkap; tanda tangan digital dan foto tamu; penggunaan QR Code untuk akses cepat; notifikasi real‑time; sinkronisasi multi‑device; serta tema gelap dan antarmuka intuitif
2. Buku Tamu Digital – QR CheckIn (Einvite.id)
Update terakhir pada 7 Juli 2025. Fitur unggulan mencakup check-in QR Code unik, pemantauan kehadiran real‑time, layar sapaan otomatis yang menyapa tamu dengan nama, integrasi WhatsApp Blast, serta sistem penukaran souvenir menggunakan QR Code Cocok untuk acara seperti pernikahan, seminar, konferensi, hingga exhibition.
3. Buku Tamu Digital by Buktam (WeddingPress)
Platform aplikasi berbasis web untuk jasa undangan digital: fitur scan QR Code, input manual, import data CSV, laporan real‑time, layar sapa tamu, integrasi WhatsApp Chat (gateway API), berbasis web sehingga mudah diakses melalui browser seperti Chrome atau Safari, export data CSV/PDF dan multi‑event / multi‑user. Lisensi bisa sekali bayar, cocok untuk WP‑based undangan
4. Visitor Management System (VMS) dari Sekawan Media
Solusi enterprise untuk instansi/korporasi. Dilengkapi verifikasi e‑KTP, QR Code check‑in/out, manajemen pengunjung multi‑location, notifikasi perubahan kunjungan, dashboard statistik, serta manajemen staff internal. Cocok untuk kantor, rumah sakit, dan institusi publik
Tabel Perbandingan Fitur Aplikasi
| Aplikasi / Platform | Check‑in QR Code | Dashboard Real‑time | Layar Sapa Tamu | Export ke Excel/PDF | Foto/Tanda Tangan | Integrasi WA Blast/Chat | Multi‑Event / User | Notifikasi Instan | Target Pengguna |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tamukita (Semakode) | – | – | Kantor, instansi, acara harian | ||||||
| QR CheckIn (Einvite.id) | – | – | – | – | Pernikahan, seminar, event publik | ||||
| Buktam (WeddingPress) | – | – | Event organizer, vendor undangan digital | ||||||
| Visitor Management System (Sekawan Media) | – | – | – | (multi-lokasi) | Corporate, rumah sakit, institusi besar |
Penjelasan Fitur Penting
Check‑in QR Code
Memungkinkan tamu masuk dengan memindai kode QR dari undangan atau layar smartphone. Proses ini mempercepat alur registrasi dan meminimalkan antrean serta saling sentuh alat tulis
Dashboard Real‑time & Eksport Data
Dashboard interaktif menampilkan jumlah tamu saat ini, tren kunjungan, dan statistik kategori. Data bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk keperluan pelaporan formal atau analisis pasca-event
Layar Sapa Tamu
Setelah scan, aplikasi menampilkan layar yang menyapa tamu dengan nama memberi kesan personal yang profesional. Didukung oleh Einvite dan Buktam
Foto & Tanda Tangan
Tamukita menyediakan fitur capture foto dan tanda tangan tamu secara langsung untuk keperluan keamanan dan dokumentasi
Integrasi WhatsApp
Beberapa aplikasi mendukung pengiriman undangan atau ucapan via WhatsApp Blast atau chat otomatis setelah tamu hadir, mempercepat komunikasi kepada tamu. Buktam dan Einvite menyediakannya
Multi‑Event / Multi‑User
Fleksibilitas digunakan untuk berbagai event sekaligus atau oleh banyak pengguna/admin, memudahkan vendor event organizer dan penyedia jasa undangan digital.
Notifikasi Real‑time
Ketika tamu datang atau pergi, admin mendapat notifikasi instan. Fitur tersedia di Tamukita dan VMS dari Sekawan Media
Verifikasi e‑KTP & Kontrol Akses
Fitur enkripsi dan verifikasi identitas digital jamin keamanan data utamanya diterapkan pada sistem enterprise seperti Sekawan Media VMS
Bagaimana Memilih Aplikasi yang Tepat?
- Tujuan dan skala penggunaan
- Untuk acara sekali pakai seperti pernikahan atau seminar → solusi QR CheckIn atau Buktam.
- Untuk kantor atau instansi jangka panjang → Tamukita atau VMS cocok karena fitur dashboard, notifikasi, multi‑device, dan keperluan administrasi.
- Anggaran & model pembayaran
- Buktam cenderung skrip sekali bayar (lisensi), cocok untuk vendor situs undangan.
- Tamukita di Play Store minimal gratis + pembelian dalam aplikasi.
- VMS enterprise biasanya disesuaikan, termasuk biaya instalasi dan support berlangganan
- Kemudahan penggunaan & teknologi
- QR unggul untuk efisiensi registrasi, namun opsi manual input tetap penting untuk tamu yang tidak membawa QR.
- Fitur foto/tanda tangan lebih relevan di kantor instansi untuk keamanan.
- Integrasi WhatsApp membantu dalam komunikasi undangan dan feedback tamu.
Tips Implementasi Praktis
- Persiapkan QR Code yang dikirim sebelum acara, atau cetak di tempat registrasi untuk tamu walk-in.
- Gunakan layar besar atau monitor untuk fitur layar sapa tamu agar terlihat saat tamu melakukan scan.
- Pelatihan singkat bagi petugas meja registrasi, khususnya untuk manual input, pencarian tamu, atau penggunaan fitur tanda tangan/foto.
- Ketersediaan perangkat yang memadai, minimal tablet atau smartphone untuk scan; monitor untuk layar sapaan.
- Verifikasi dan backup data setelah acara, seperti ekspor data Excel/PDF untuk dokumentasi dan analisis.
Hubungi Kami
Aplikasi buku tamu digital telah banyak membantu berbagai pihak mulai dari event organizer, vendor undangan digital, hingga instansi pemerintahan atau perusahaan. Dengan fitur seperti:
- Check‑in otomatis via QR Code
- Dasbor real‑time & ekspor data
- Layar sapaan personal
- Tanda tangan/foto digital
- Integrasi WhatsApp
- Fitur notifikasi dan multi‑user/event
Anda bisa memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan, skala acara, dan anggaran.
Platform seperti Tamukita, QR CheckIn (Einvite), Buktam, dan sistem enterprise VMS menawarkan berbagai opsi sesuai target pengguna. Dengan perencanaan dan implementasi yang baik, proses registrasi tamu akan jauh lebih profesional dan efisien. Hubungi segera tim kami di nomer ini 085692291276, aplikasi buku tamu digital.