CERdig Keamanan Data Sekolah Aplikasi Berbasis Cloud, Aman?. Pendidikan menjadi salah satu bidang yang tidak pernah lepas dari perkembangan teknologi.
Di era digital ini, banyak sekolah yang beralih ke aplikasi berbasis cloud untuk mengelola berbagai data penting, mulai dari data akademik siswa, nilai, absensi, hingga administrasi keuangan dan kepegawaian. Dengan semakin berkembangnya teknologi, penyimpanan data secara digital menjadi lebih praktis dan efisien. Namun, seringkali muncul pertanyaan yang krusial: “Apakah keamanan data sekolah di aplikasi berbasis cloud benar-benar aman?”
Keamanan data adalah salah satu aspek terpenting yang perlu diperhatikan ketika memilih aplikasi berbasis cloud untuk sekolah. Artikel ini akan membahas berbagai aspek yang terkait dengan keamanan data sekolah di aplikasi berbasis cloud, serta langkah-langkah yang dapat diambil untuk memastikan data tetap aman dan terlindungi.
1. Pahami Apa Itu Aplikasi Berbasis Cloud
Sebelum membahas lebih jauh tentang keamanan, penting untuk memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan aplikasi berbasis cloud. Aplikasi berbasis cloud adalah aplikasi yang datanya disimpan di server yang terhubung melalui internet (cloud) daripada disimpan di perangkat lokal atau server internal sekolah. Pengguna dapat mengakses data kapan saja dan di mana saja selama terhubung ke internet.
Contoh aplikasi berbasis cloud di sekolah termasuk sistem manajemen akademik, aplikasi absensi, serta sistem administrasi keuangan. Penggunaan aplikasi cloud menawarkan sejumlah manfaat, seperti kemudahan akses, kolaborasi yang lebih efisien, dan penghematan biaya infrastruktur TI.
Namun, meskipun aplikasi berbasis cloud menawarkan banyak keuntungan, ada juga kekhawatiran terkait keamanan data, terutama data sensitif seperti informasi pribadi siswa dan staf pengajar.
2. Keamanan Data di Cloud: Apa yang Harus Diperhatikan?
Ketika sekolah beralih ke aplikasi berbasis cloud, beberapa risiko yang terkait dengan keamanan data harus dipertimbangkan. Beberapa potensi ancaman yang harus diwaspadai antara lain:
- Peretasan dan Pencurian Data: Salah satu risiko terbesar adalah kemungkinan data dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hacker yang berhasil mengakses server cloud dapat mencuri data sensitif seperti nilai akademik, absensi siswa, dan informasi pribadi lainnya.
- Kehilangan Data: Meskipun cloud menawarkan keuntungan dalam hal penyimpanan yang lebih aman, ada kemungkinan terjadinya kegagalan sistem atau kehilangan data jika cadangan data tidak dilakukan dengan baik.
- Akses Tidak Sah: Jika aplikasi tidak memiliki kontrol akses yang ketat, ada risiko bahwa orang yang tidak berwenang dapat mengakses informasi pribadi siswa dan data sekolah lainnya.
- Ketergantungan pada Penyedia Layanan: Sekolah yang bergantung pada penyedia layanan cloud harus memperhatikan risiko terkait dengan ketergantungan pada pihak ketiga untuk menjaga data. Jika penyedia layanan cloud tidak menjaga tingkat keamanan yang tinggi, maka data sekolah bisa berisiko.
3. Langkah-Langkah untuk Menjamin Keamanan Data Sekolah di Cloud
Untuk memastikan keamanan data sekolah di aplikasi berbasis cloud, ada beberapa langkah penting yang dapat diambil oleh pihak sekolah dan penyedia layanan cloud:
a. Pilih Penyedia Cloud yang Terpercaya
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memilih penyedia layanan cloud yang terpercaya dan memiliki reputasi baik dalam menjaga keamanan data. Pastikan penyedia layanan memiliki sertifikasi keamanan yang diakui, seperti ISO 27001, yang menunjukkan bahwa penyedia tersebut telah memenuhi standar keamanan internasional.
Selain itu, pilih penyedia yang menawarkan enkripsi data. Enkripsi adalah proses untuk mengubah data menjadi format yang tidak dapat dibaca tanpa kunci yang sesuai, sehingga meskipun data berhasil diakses oleh pihak yang tidak berwenang, data tersebut tetap tidak dapat digunakan.
b. Gunakan Enkripsi Data
Enkripsi data adalah salah satu langkah paling penting dalam memastikan keamanan data sekolah di aplikasi berbasis cloud. Enkripsi akan melindungi data saat sedang dikirimkan melalui internet atau disimpan di server cloud. Bahkan jika seseorang berhasil mengakses data tersebut, tanpa kunci enkripsi, mereka tidak akan dapat membaca atau menggunakan data tersebut.
Pilih aplikasi berbasis cloud yang menawarkan enkripsi end-to-end, yang artinya data akan dienkripsi dari perangkat pengguna hingga sampai ke server cloud, dan hanya dapat didekripsi oleh pihak yang memiliki otorisasi yang tepat.
c. Gunakan Sistem Otentikasi yang Kuat
Selain enkripsi, penting untuk memastikan bahwa aplikasi berbasis cloud yang digunakan oleh sekolah memiliki sistem otentikasi yang kuat. Gunakan autentikasi multi-faktor (MFA) untuk memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses data. Dengan MFA, pengguna tidak hanya diminta untuk memasukkan password, tetapi juga kode tambahan yang dikirimkan ke perangkat lain, seperti ponsel.
MFA memberikan lapisan keamanan ekstra, mencegah akses tidak sah ke akun bahkan jika password berhasil dibobol.
d. Kelola Akses Pengguna dengan Bijak
Penting untuk memiliki kontrol akses yang ketat di dalam aplikasi manajemen sekolah berbasis cloud. Setiap pengguna, baik itu guru, staf administrasi, atau orang tua, harus diberikan akses hanya ke bagian sistem yang sesuai dengan perannya. Sebagai contoh, guru hanya boleh memiliki akses ke nilai dan absensi siswa, sedangkan staf administrasi mungkin membutuhkan akses ke data keuangan atau informasi lainnya.
Pengaturan kontrol akses yang baik membantu mencegah kebocoran data atau penyalahgunaan informasi. Selain itu, pastikan untuk menghapus akses untuk akun yang tidak aktif atau sudah tidak digunakan, seperti akun guru yang sudah pensiun atau staf administrasi yang sudah pindah tugas.
e. Pastikan Penyimpanan Cadangan (Backup)
Salah satu cara untuk menghindari kehilangan data yang kritis adalah dengan memastikan bahwa penyedia layanan cloud memiliki sistem cadangan data yang efektif. Cadangan data harus dilakukan secara rutin dan dapat dipulihkan dengan mudah jika terjadi masalah seperti kegagalan sistem atau bencana alam yang merusak data.
Pastikan bahwa aplikasi manajemen sekolah berbasis cloud menyediakan opsi pencadangan otomatis yang dapat memulihkan data tanpa perlu melibatkan banyak waktu dan usaha.
f. Monitor dan Audit Sistem Secara Berkala
Penting untuk melakukan audit dan pemantauan sistem secara rutin untuk mendeteksi adanya upaya akses yang tidak sah atau potensi masalah keamanan lainnya. Aplikasi berbasis cloud yang baik akan menyediakan log aktivitas yang memungkinkan pihak sekolah untuk memantau siapa yang mengakses data dan apa yang mereka lakukan.
Pihak sekolah juga harus melibatkan tim TI yang berkompeten untuk memeriksa dan mengevaluasi potensi celah keamanan dalam aplikasi serta melakukan pembaruan keamanan secara berkala.
4. Apa yang Harus Diperhatikan oleh Sekolah dalam Memilih Aplikasi Cloud?
Selain aspek teknis yang telah disebutkan di atas, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh sekolah dalam memilih aplikasi berbasis cloud:
- Kepatuhan terhadap Regulasi Data: Pastikan penyedia layanan cloud mematuhi regulasi perlindungan data yang berlaku, seperti GDPR (General Data Protection Regulation) atau UU Perlindungan Data Pribadi yang berlaku di negara tempat sekolah beroperasi. Ini penting untuk melindungi data pribadi siswa dan staf.
- Dukungan Pelanggan: Pilih penyedia layanan yang menyediakan dukungan pelanggan 24/7 untuk memastikan bahwa setiap masalah yang muncul dapat segera ditangani.
- Kemudahan Penggunaan: Aplikasi yang dipilih haruslah mudah digunakan oleh semua pengguna, dari guru hingga orang tua, tanpa memerlukan keahlian teknis yang mendalam.
Hubungi Kami
Digitalisasi absensi banyak manfaat bagi kualitas pembelajaran di sekolah. Akses yang lebih lebih mudah untuk mendapatkan informasi kehadiran antara orang tua, guru dan siswa, teknologi dapat membantu mempermudah masalqah absensi.
Ada juga Tips Agar Sekolah Lebih Digital dengan Aplikasi Manajemen Sekolah yang CERDIG sediakan. Ada banyak manfaat aplikasi-aplikasi sekolah dan juga inovasi digitalisai yang membantu sekolah lainnya, yuk daftar CERdig sekarang.
Jika anda ingin mendapatkan Aplikasi Digital tanpa harus mengeluarkan biaya aplikasi yang mahal, bisa menghubungi kami. Hubungi segera tim kami di nomer ini 083896488886. Keamanan Data Sekolah Aplikasi Berbasis Cloud, Aman?